重庆三峡科技大学档案管理办法

第一章 总则

  第一条 为进一步加强和改进学校档案管理工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在学校建设和发展中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《重庆市实施<中华人民共和国档案法>办法》等法律、法规精神，结合学校实际，制定本办法。

  第二条 本办法所称的档案，是指学校从事教学、科研、管理以及其他活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各类文字、图表、声像、实物、电子等不同形式、载体的历史记录。

  第三条 学校档案是评估教学质量、衡量管理水平、促进科学研究、维护学校权益以及编写校史等的重要依据，是学校的重要基础工作和宝贵的历史文化财富，学校把档案工作纳入整体发展规划，纳入相关管理制度，纳入有关人员的职责范围，纳入整体工作考核指标体系。

  第四条 学校档案实行集中统一管理，校内各单位按要求定期向档案馆移交档案，以确保档案的完整、准确、系统、安全，便于档案的综合开发利用和资源共享。因特殊情况不纳入集中管理的，需经学校批准。

第二章 档案管理体制和任务

  第五条 学校档案工作在分管校领导的领导和指导下开展，实行统一领导，分级管理。分管校领导主要职责是：

  （一）贯彻执行国家、教育部和重庆市关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

  （二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设，推动其与学校其他工作同步发展；

  （三）建立健全与学校办学规模相适应的档案管理机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

  （四）研究、决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大事项。

  第六条 档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构，其主要职责是：

  （一）贯彻执行国家、教育部、重庆市有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

  （二）拟定学校档案工作规章制度，并贯彻落实；

  （三）接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管各类档案及有关资料；

  （四）编制档案检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

  （五）开展档案信息化建设和电子文件归档工作；

  （六）保守档案秘密，做好档案实体的安全保护工作，维护档案的完整、准确、系统；

  （七）开展档案的开放和利用工作；

  （八）开展专兼职档案人员的业务培训；

  （九）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化育人功能；

  （十）开展校内外档案学术研究和交流活动；

  （十一）对学校所属机构的档案工作进行监督和指导。

  （十二）围绕学校中心工作，完成学校领导交办的其他任务。

  第七条 学校各单位应明确一名负责人分管档案工作，并视情况配备1至2名专（兼）职档案员。各单位分管档案工作负责人和专（兼）职档案员的主要职责是：

  （一）将档案工作列入本单位的议事日程，加强领导，将立卷归档工作列入有关人员的职责范围，并作为检查、考核其工作业绩的重要依据；

  （二）按照档案馆有关规定做好本单位文件材料的日常收集、整理和归档工作；

  （三）维护本单位档案的完整与安全；

  （四）学习档案专业知识，提高档案业务水平，在本单位开展档案基本知识、档案法律法规的学习宣传。

  第八条 专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

  第九条 学校专（兼）职档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备过硬的档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第三章 档案收集与管理

  第十条 建立健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平。

  第十一条 归档范围根据国家规定和学校实际情况确定。

纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

  第十二条 学校归档的文件材料分为党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等门类。

  第十三条 档案馆应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。销毁档案时要有二人监销，监销人要在销毁清册上签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

  第十四条 电子文件的归档要求按照国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）以及重庆市档案局《重庆市纸质档案数字化实施细则》《重庆市档案数字化副本移交与接收办法》等有关规定执行。

  第十五条 学校实行档案材料形成单位立卷的归档制度。各单位应归档的各类文件材料，由兼职档案员整理、组卷、装订后向档案馆移交。

  第十六条 档案馆负责单位立卷的业务指导及档案的检查、验收，并对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

  第十七条 学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，不得据为己有。

  对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

  第十八条 档案馆应指定专人负责下列统计工作：

  （一）对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用等情况进行统计；

  （二）按照有关规定，向上级主管部门报送档案工作基本情况统计表。

  第十九条 档案馆应对馆藏档案进行分类、编号、排列上架、编制检索工具；根据档案的保密程度，确定不同的利用范围，建立档案借阅制度；做好档案的利用效果登记。

  第二十条 档案馆及相关档案来源主体应对已破损或字迹褪变的档案进行修复或复制，并及时进行数字化，加工成电子档保管。积极研究和改进档案保护技术，加强库房的技术管理工作。

  第二十一条 把数字档案馆建设纳入学校信息化建设整体规划，以档案检索目录数字化为基础，以馆藏档案全面数字化为方向，积极推进档案存储数字化和利用网络化。

第四章 档案的开发与利用

  第二十二条 档案馆人员要熟悉馆藏，主动提供利用，充分发挥档案的信息功能。

  第二十三条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖学校档案馆印章的档案复制件与档案原件具有同等效力。

  第二十四条 任何单位或个人需查阅档案馆保存的档案，均须出示单位介绍信或持有合法身份证明，在表明利用档案的目的和范围并履行相关审批、登记手续后，方可查阅。

  社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应当无偿和优先提供利用。

  境外组织或者个人利用学校档案的，按照国家有关规定办理。

  第二十五条 档案馆应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

  属下列情况之一者，不对外公布：

  （一）涉及国家秘密的；

  （二）涉及专利或者技术秘密的；

  （三）涉及个人隐私的；

  （四）经学校研究认为不应对外公布的；

  （五）档案形成单位规定限制利用的。

  第二十六条 借出的档案，档案馆要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报学校研究后按规定处理。

  第二十七条 加强档案学术研究工作，采取多种激励措施，鼓励专（兼）档案人员撰写论文。

  第二十八条 档案馆应编制配套的档案检索工具，建立健全学校档案信息查询系统，积极主动地为全校师生员工和社会各界提供及时、准确、便捷的档案服务。

  第二十九条 认真做好校史编研工作。利用编史修志传播校史文化，使校史馆成为爱国荣校教育基地。

  第三十条 开展好三峡文化陈列馆的展览工作。运用各类展示作品彰显学校地域文化特色，使陈列馆成为展示学校形象的重要窗口。

第五章 考核与奖罚

  第三十一条 档案馆对在档案收集、整理、保护、利用等方面做出突出贡献的个人给予表彰、奖励。

  第三十二条 有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；涉嫌犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任：

  （一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

  （二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

  （三）涂改、伪造档案的；

  （四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

  （五）不按规定归档、拒绝归档或者将档案据为己有的；

  （六）其它违反档案法律法规和学校有关档案管理规章制度的行为。

第六章 附则

  第三十三条 本办法由学校档案馆负责解释，并根据本办法制定相关实施细则。

  第三十四条 本办法自发布之日起施行。原《重庆三峡学院档案管理办法》（三峡学院文[2005]57号）同时废止。