一、案卷质量的总要求是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

二、 卷内文件材料必须准确记录和反映我校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料优良，利于长期保存。

三、 归档的文件材料要做到种类齐全、份数完整，每份文件不缺张少页，并组成案卷。

四、 联系紧密的材料不得分散，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别组合在一起，文电应合一立卷，电子文件应随同文字材料一起归档。

五、 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要的法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件的结论、决定、判决性文件材料在前，依据性材料在后。

六、专题性、成套性的档案（含教学、科研、产品、基建、设备、出版等）文件材料可按阶段、班级、结构、部件等顺序排列组卷，以保证此类档案的完整、成套、系统。

七、不同年度的文件一般应将文件按年度分开组卷。但是，跨年度的请示与批复，放在批复文年立卷；没有批复文的放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；学籍档案放在学生毕业次年立卷；科研档案放在课题结题年或鉴定年立卷；基建档案放在工程竣工验收年立卷。

八、正确判断文件材料的保存价值，确定保管期限：

（一）凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的文件材料列为永久保管。它主要包括：学校制定的法规政策性文件，重要会议的主要文件，重要的请示、报告、总结、综合统计报表，机构演变、校领导的任免材料，产权材料，直属上级机关颁发的属于本校主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。

（二）凡反映学校一般工作活动，在长时期内对学校和社会有查考价值的文件材料，保管期限列为30年。它主要包括：学校一般工作问题的文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作中形成的一般文件材料，校内各部门形成的计划、报告、总结等文件材料，上级机关颁发的属于本校主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料。

（三）凡在较短时间内对学校工作有查考价值的文件材料，保管期限列为10年。它主要包括：学校一般事务性的文件材料，上级机关和同级机关颁发的非本校主管业务但要贯彻执行的文件材料。

（四） 卷内文件的排列要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列，配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。

（五） 卷内文件材料应按顺序排列，依次用铅笔编上页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右下角，背面的左下角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编写件号；图表或声像材料等也应在装具上或背面逐件编号。

（六） 每个案卷必须按规定格式逐件填写案卷文件目录。案卷题名要简明、确切地反映卷内文件材料的内容，一般应包括责任者（文件作者）、内容、名称（文种）等，要求不超过50个字；目录中的序号填写文件排列顺序号；文号填写文件的字号、年度、顺序号；责任者填写文件的作者；文件题名不要随意更改和简化，没有题名的应拟写题名，有的虽有题名，但无实质内容的，也应重新拟写；文件的形成时间以8位阿拉伯数字标注年月日，如1999年9月9日标注为19990909；文件的起止时间，标注卷内文件的最早的时间至最后的时间；页号标注每份文件的起号，最后一份文件标出起止号。

（七） 归档的文件材料，应托裱破损文件，字迹已扩散或不耐久的应复制并与原件一并立卷；需要装订的文件材料按照最新的《纸质归档文件装订规范》进行装订。

（八） 卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。若无说明，也应将立卷人，检查人姓名、时间写上。

（九） 声像材料应用文字材料标出摄像、录音或照片的对象、时间、地点、中心内容和责任者，按组织机构或问题分类。

重庆三峡学院档案馆（校史馆）